Enwebiad gwobr am broses arbed papur

Mae Coleg Gŵyr Abertawe wedi cyrraedd rhestr fer Gwobrau Di-bapur y Sector Cyhoeddus 2020.

Mae’r Coleg wedi cyrraedd rhestr fer y categori Prosesau am ei waith yn lleihau’r gwaith papur sy’n gysylltiedig â’i ddatgeliadau iechyd myfyrwyr a’i weithdrefnau cynlluniau gofal.

Yn hanesyddol, ar ddechrau pob blwyddyn academaidd, gofynnwyd i bob myfyriwr lenwi ffurflen feddygol ar bapur lle maen nhw’n hysbysu’r Coleg o unrhyw gyflyrau meddygol neu iechyd a allai effeithio arnynt wrth astudio.

“Dros y blynyddoedd byddai hyn yn cyfateb i tua 16,000 o ddarnau o bapur a doedd hyn ddim yn ddelfrydol mewn gwirionedd oherwydd gallai’r wybodaeth ar y papur ‘na fod yn sensitif iawn o bosib,” meddai’r Rheolwr Profiad a Lles Dysgwr, Tom Snelgrove. “Felly, gan weithio ochr yn ochr â thiwtoriaid a rheolwyr personol, roedd ein Cynghorwyr Iechyd Myfyrwyr wedi dechrau ymchwilio i gyflwyno system awtomataidd electronig i ddal yr wybodaeth hon.”

Roedd hyn wedi arwain at gadwyn o ddigwyddiadau lle roedd yr Ymgynghorwyr Iechyd Myfyrwyr a thîm Systemau Integredig y Coleg wedi datblygu proses newydd a allai sicrhau system weithio awtomataidd, effeithlon, gynaliadwy a diogel.

Wrth symud ymlaen, bydd myfyrwyr nawr yn llenwi ffurflen datgelu iechyd electronig y gellir ei chasglu ar gronfa ddata sydd wedyn yn hysbysu’r Cynghorwyr Iechyd Myfyrwyr yn awtomatig ar y campws perthnasol.

Hyd yn hyn mae’r canlyniadau wedi rhagori ar nodau gwreiddiol y Coleg, gyda chanran uwch o gwblhau a chasglu data dysgwyr na’r disgwyl.

“Mae’r broses wedi cael effaith gadarnhaol sylweddol ar amser ac adnoddau’r Cynghorwyr Iechyd Myfyrwyr,” ychwanegodd Tom. “Gallan nhw ddefnyddio eu hamser yn llawer mwy effeithiol wrth greu’r cynlluniau gofal iechyd, yn lle treulio eu hamser yn ‘siffrwd papur’. Rydyn ni hefyd wedi dod o hyd i fuddion sylweddol o ran costau ac mae’r system newydd hefyd wedi cael effaith gadarnhaol o ran diogelwch gwybodaeth a diogelu data.”

Mae Gwobrau Di-bapur y Sector Cyhoeddus yn ddathliad unigryw o drawsnewid digidol rhagorol yn y sector cyhoeddus ac maen nhw wedi tyfu i fod yn un or nosweithiau gwobrwyo blynyddol mwyaf disgwyliedig i anrhydeddu arloesedd y llywodraeth.